I. Responsabilidades de los prestadores de servicios de medicina de seguridad y salud en el trabajo. 

Garantizar condiciones de infraestructura óptimas para la prestación de los servicios de medicina de seguridad y salud en el trabajo, conforme las normas vigentes. 

Prestar servicios con calidad, continuidad, integralidad, oportunidad, transversalización y equidad de género, sin barreras. 

El tiempo de duración de la consulta médica ocupacional, será mínimo de veinte (20) minutos, con el fin de favorecer la valoración integral y objetiva del trabajador. 

los servicios deben ser realizados por profesionales de la salud con licencia vigente en SST, quienes acorde a sus competencias emitirán las recomendaciones o restricciones, salvo lo contenido por competencia en la Resolución 754 de 2021 o la norma que modifique, adicione o sustituya. 

Proporcionar al trabajador información clara, oportuna y veraz, tendiente a favorecer el adecuado cumplimiento de las recomendaciones y/o restricciones, entregando al trabajador copia del concepto médico y los resultados de la evaluación ocupacional y las pruebas complementarias dejando constancia escrita de dicha entrega. 

Podrá contar con servicios en la modalidad de telemedicina y telesalud, para lo cual, deberá cumplir con las Resoluciones 3100 de 2019 y 2654 de 2019.

Emitir de manera clara, las recomendaciones o restricciones laborales, así como el ingreso del trabajador a los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica del SG-SST.

Entregar al empleador en diciembre de cada año y sin costo adicional, un diagnóstico general de salud de la respectiva población trabajadora valorada; este será para el cumplimiento de las actividades del SG-SST.

Notificar mediante correo electrónico al empleador los casos de inasistencia o incumplimiento por parte del trabajador a las evaluaciones médicas ocupacionales.

Respetar la reserva de la historia clínica ocupacional; solo podrá remitir el concepto médico ocupacional del cual deberá entregar copia al trabajador, indicando las restricciones existentes y/o las recomendaciones o condiciones a implementar por el empleador para que el trabajador pueda desempeñar la labor.

II. Responsabilidades de los empleadores

Asumir el costo de las evaluaciones médicas laborales y pruebas complementarias relacionadas con dicho examen, requeridas por el médico evaluador. 

Asumir el costo de los desplazamientos y manutención (alojamiento y alimentación) para las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas cuando aplique traslado intermunicipal.

Realizar y programar las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas en el horario de la jornada laboral.

Informar a los prestadores de Servicios de Medicina de SST o al médico ocupacional los perfiles de cargos describiendo las tareas, el medio en el cual se desarrollan; conservando evidencia de dicha remisión como parte de los registros del SG-SST (Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015).

Implementar los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica en el marco de SG-SST de acuerdo con los riesgos de la empresa y el diagnóstico de condiciones de salud.

Adaptar las condiciones de trabajo y medio ambiente laboral según las recomendaciones y/o restricciones emitidas en el concepto médico en un término no superior a veinte (20) días hábiles posterior al mismo.

Incluir en el SG-SST, campañas específicas, para fomentar la prevención y el control de fármaco dependencia, alcoholismo y tabaquismo.

Implementar y ejecutar un programa de pausas activas durante la jornada laboral, incluyendo actividades preventivas que mejoren la salud física y mental de los trabajadores dependientes e independientes, respetando la libertad de conciencias, credos, estados de salud, posturas culturales, políticas y formas de vida, evitando toda forma de discriminación o exclusión. 

Comunicar por escrito el resultado del concepto médico al trabajador y mantener evidencia; este registro será evidencia del SG-SST.

III. Responsabilidades de los trabajadores

Procurar el cuidado integral de su salud atendiendo las recomendaciones y/o restricciones en el ámbito intralaboral y extralaboral.

Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud, paraclínicos, e historias clínicas, recomendaciones o restricciones médicas, y diagnósticos de las patologías preexistentes al momento de la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales. 

Cumplir normas, reglamentos e instrucciones del SG-SST, incluyendo el uso correcto de los elementos de protección personal.

Informar oportunamente al empleador o contratante y al COPASST o Vigía de SST, acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. 

Asistir a las evaluaciones médicas ocupacionales programadas por el empleador dentro de la jornada laboral establecida, su incumplimiento acarreará sanciones de abuso del derecho.

Participar en las pausas activas durante la jornada laboral, programadas por el empleador, informar al empleador objeciones de conciencia, credos, limitaciones en su estado de salud, posturas culturales, políticas que afecten o limiten la realización de las pausas. 

IV. Tipos de evaluaciones médicas ocupacionales

Evaluación médica de pre-ingreso

Se realizan para determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo, acorde con los requerimientos de las tareas y perfil del cargo. 

Su objetivo es determinar la condición de salud del trabajador para desempeñar en forma eficiente las labores sin perjuicio de su salud o la de terceros, comparando las demandas del oficio para el cual se desea contratar con sus capacidades físicas y mentales. Establecer la existencia de restricciones que ameriten alguna condición sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que, estando presentes en el trabajador, puedan agravarse en desarrollo del trabajo.

Se debe respetar la reserva de la historia clínica ocupacional, el empleador solo debe acceder al concepto médico, las restricciones existentes y/o las recomendaciones médico laborales o condiciones que se requieren adaptar, así como la temporalidad de las mismas y si se requiere seguimiento.

Evaluaciones médicas periódicas 

Se clasifican en programadas y por cambio de ocupación, así:

a. Programadas

Permiten monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar precozmente, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. 

Dichas evaluaciones deben ser realizadas de acuerdo con la edad del trabajador, el tipo, magnitud, frecuencia y tiempo de exposición a cada factor de riesgo, así como al estado de salud del trabajador. Los criterios, métodos, procedimientos de las evaluaciones médicas y la interpretación de resultados deberán estar previamente definidos y técnicamente justificados en los programas de vigilancia epidemiológica del SG-SST.

b. Cambio de ocupación

Su objetivo es garantizar que el trabajador se mantenga en condiciones de salud física, mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas condiciones de exposición afecten su salud.

La empresa debe realizar evaluaciones médicas ocupacionales al trabajador cada vez que este cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. Estas se deben alinear a lo establecido en los programas de Vigilancia Epidemiológica del SG-SST.

Los antecedentes de las evaluaciones médicas periódicas deberán actualizarse según la fecha de evaluación correspondiente y se revisarán comparativamente.

Evaluación médica de egreso

Se realizan cuando culmina la relación laboral, su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas. 

El empleador deberá informar al trabajador sobre el proceso para la realización de la evaluación médica ocupacional de egreso, la cual deberá ser realizada dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la terminación de la relación laboral dejando constancia de la respectiva notificación.

Si al realizar la evaluación médica ocupacional de egreso, se encuentra una presunta enfermedad laboral o secuelas de eventos laborales no diagnosticados, ocurridos durante el tiempo en que la persona trabajó, el médico deberá registrar en el concepto médico la recomendación específica de iniciar atención y seguimiento por la entidad prestadora de salud (EPS) correspondiente o a quien haga sus veces y entregar la orden de remisión para favorecer el adecuado diagnóstico tratamiento y calificación de origen.

Se debe remitir copia del concepto médico de egreso al empleador y al trabajador.

Evaluación médica post – incapacidad

Son los exámenes clínicos y paraclínicos que se le deben practicar a todo trabajador inmediatamente finaliza el periodo de incapacidad médica mayor o igual a treinta (30) días calendario o antes si la condición de salud del trabajador lo hace pertinente o necesario.

Evaluación médica por retorno laboral

Debe realizarse cuando el trabajador haya estado ausente por causas no médicas por un período igual o superior a noventa (90) días calendario, y deberá efectuarse antes de su retorno efectivo y tiene como objetivo determinar si las condiciones funcionales del trabajador al momento del reintegro son compatibles con las exigencias físicas, mentales y ambientales del cargo.

Evaluación médica ocupacional de seguimiento o de control

Ésta se aplicará en aquellos casos en los cuales se determine la necesidad de verificar la evolución de una condición de salud previamente identificada, valorar la efectividad de las medidas adoptadas, o reconsiderar las restricciones y recomendaciones emitidas, especialmente cuando éstas hayan sido temporales.

Periodicidad: En el marco del SG-SST, las empresas deberán definir la periodicidad de las evaluaciones médicas ocupacionales, sin que supere en caso excepcional tres (3) años; periodo que debe estar justificado técnicamente y de acuerdo con las características de la exposición a los factores de riesgo, conforme a la identificación de peligros, evaluación, valoración y control de los riesgos. Se podrá contar con la asistencia técnica de la ARL a la cual se encuentra  afiliada la empresa.

Se deberá tener en cuenta la vigencia de los certificados de aptitud específicos que se rigen por legislación específica o la entidad que regule la materia como:

❶ Certificado de aptitud para trabajo en alturas.

❷ Certificado de aptitud para trabajo en los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización de la energía eléctrica.

❸ Certificación médica exigida al personal que manipula alimentos.

❹ Certificación de aptitud para trabajo en espacios confinados.

❺ Certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego.

❻ Certificación de aptitud para conducción.

Integralidad: Las evaluaciones médicas ocupacionales forman parte integral del SG-SST, hacen parte de las acciones de promoción, prevención y control de alteraciones de la salud.  El concepto médico será parte del expediente laboral del trabajador que reposa en la empresa.

V. Información básica requerida para realizar evaluaciones médicas ocupacionales

El empleador deberá suministrar a los prestadores de servicios de medicina de SST o al médico evaluador como mínimo la siguiente información:

a) Perfil de cargo: cuyo contenido mínimo es: i) funciones, ii) Responsabilidades, iii) Habilidades, iv) Competencias v) Requisitos físicos, mentales y técnicos que debe cumplir una persona para desempeñar un cargo, vi) Los riesgos laborales asociados a las tareas asignadas, vii) Las medidas preventivas necesarias para garantizar la salud y seguridad del trabajador.

El empleador debe garantizar la precisión de la información y la idoneidad del personal que recolecta los requisitos del perfil del cargo.

b) Indicadores epidemiológicos: permiten evaluar el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con su exposición en el cargo.

c) Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo: Documento actualizado donde se reflejen como mínimo los peligros inherentes al cargo, la evaluación y valoración de los riesgos y los controles aplicados.

d) Estudios técnicos adicionales: Estudios de higiene industrial específicos, valoraciones del riesgo psicosocial, biomecánico, y análisis de exposición a agentes cancerígenos.

e) Indicadores biológicos específicos: Datos derivados de monitoreos biológicos ocupacionales, cuando existan factores de riesgo que así lo requieran, según normativa técnica vigente.

Del envío de dicha documentación debe quedar evidencia de entrega y recibido.

Si el médico especialista que realiza las evaluaciones médicas ocupacionales considera que la información suministrada por el empleador es insuficiente, podrá solicitar ampliación de la información que considere necesaria para la realización de la evaluación médica ocupacional.

VI. Contenido del concepto médico ocupacional

a) Datos de identificación y sociodemográficos del trabajador.

b) Fecha, departamento, ciudad en donde se realiza la evaluación médica.

c) Datos de identificación del empleador.

d) Datos de la empresa usuaria en el caso de empresas de servicios temporales, o trabajadores en misión.

e) Actividad económica del empleador.

f) Nombre de las administradoras de pensiones, salud y riesgos laborales a las cuales está afiliada la persona. 

g) Firma del trabajador en constancia de entrega del concepto médico. 

h) Recomendaciones o restricciones para el ejercicio de la labor. 

 i) Nombre, número del registro profesional, tipo y número del documento de identidad, número de Licencia en SST, y firma del médico que lo expide.

j) No utilizar la palabra "no apto", salvo en los conceptos de trabajo en alturas, labores de riesgo eléctrico, manipulación de alimentos, espacios confinados, labores de conducción; incluyendo las recomendaciones y/o restricciones, la temporalidad de estas y si se requiere seguimiento médico.

VII. Diagnóstico de condiciones de salud

Este diagnóstico será insumo clave para la planeación, ejecución y seguimiento de las actividades contempladas en los programas de medicina preventiva y del trabajo. El diagnóstico de salud deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos: 

a. Información sociodemográfica de la población trabajadora: sexo, grupos etarios, composición familiar, estrato socioeconómico, entre otros.

b. Antecedentes de exposición laboral a factores de riesgo ocupacionales. 

c. Exposición laboral actual, según lo manifestado por los trabajadores y los hallazgos objetivos durante la evaluación médica. Esta información debe estar diferenciada por área, proceso u oficio. 

d. Sintomatología reportada por los trabajadores durante la evaluación. 

e. Resultados generales de pruebas clínicas o paraclínicas complementarias, realizadas como parte del examen médico. 

f. Diagnósticos de salud identificados en la población evaluada. 

g. Análisis e interpretación de los hallazgos médicos. 

h. Recomendaciones técnicas y científicas derivadas del análisis, orientadas a la mejora de las condiciones de salud y trabajo.

Este diagnóstico permite implementar acciones de mejora continua que promuevan la calidad de vida de los trabajadores, la promoción de la salud, la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. También debe considerarse la gestión de enfermedades comunes que puedan agravarse por el trabajo o el ambiente laboral. 

El diagnóstico de salud deberá elaborarse de forma general y no podrá incluir datos personales ni individualizados de los trabajadores.

VIII. Pruebas específicas

La exigencia de la práctica de pruebas de embarazo (BHCG), virus de inmunodeficiencia humana (VIH) y Serología (VDRL) queda prohibida como requisito para el acceso o permanencia en cualquier actividad laboral.

Pruebas de embarazo: Estas quedan prohibidas como requisito para el acceso o permanencia en cualquier actividad laboral. La prueba de embarazo solo podrá solicitarse, con consentimiento previo de la trabajadora, en los casos en los que el trabajo a desempeñar implique riesgos reales o potenciales que puedan incidir negativamente en el desarrollo normal del embarazo.

Pruebas de VIH: Estas quedan prohibidas como requisito dentro de los procesos de contratación o selección de personal, salvo cuando se trate de empleos u ocupaciones en los que existan riesgos reales o potenciales que puedan incidir negativamente en la salud del trabajador o de terceros.

Pruebas de alcoholemia, alcoholimetría y sustancias psicoactivas: La realización de las pruebas de detección de alcohol en aire expirado (alcoholimetría), sustancias psicoactivas (cannabis, benzodiacepinas, opioides, entre otras), y alcohol en sangre (alcoholemia), estarán dirigidas a acciones de prevención de accidentes de trabajo y enfermedad laboral; se podrán aplicar a aquellas personas cuya actividad laboral implica un riesgo para los demás o que son de responsabilidad respecto de terceros y deberán estar implementadas y justificadas técnicamente en el marco del SG-SST y se deben aplicar conforme al programa de prevención de consumo de alcohol y drogas de la organización, articulándose con lo establecido en la Resolución 20223040040595 de 2022 expedida por el Ministerio de Transporte.

Se entiende que desempeñan ese tipo de actividades, entre otros, los conductores de cualquier tipo de vehículo; pilotos de naves y aeronaves; alumnos de pilotaje, instructores de vuelo; maquinistas y operarios; médicos, odontólogos y demás profesionales de la salud; quienes manipulan o tienen bajo su cuidado materiales o sustancias combustibles o inflamables; explosivos, sustancias tóxicas, venenosas, corrosivas o radiactivas; quienes portan o transportan armas; operadores y controladores aéreos y en general personal técnico de mantenimiento y apoyo de aeronaves en tierra y en vuelo, así como los trabajadores que desarrollen actividades de clase de riesgo IV y V, casos en los cuales no se requiere la autorización del trabajador para la realización de la prueba.

La toma de las pruebas de alcoholimetría y sustancias psicoactivas debe ser realizadas por personal médico con Licencia de Salud Ocupacional vigente. Se debe contar con un sistema de aseguramiento de la calidad que incluye aspectos relacionados con la calibración del equipo y capacitación de los profesionales responsables de la toma, custodia y reserva de los resultados. Se podrá tener como referencia lo establecido en las Resolución 181 2015 y la Resolución 625 de 2015 del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

Las pruebas de detección del consumo de sustancias psicoactivas aplicadas a los trabajadores tendrán un carácter preventivo, en caso de que una prueba sea positiva, el empleador o contratante deberá exhortar al trabajador a que inicie el proceso de tratamiento a través de la Empresa Administradora de Planes de Beneficios en Salud - EAPB a la cual se encuentre afiliado o quien haga sus veces según la legislación vigente en la materia. 

Los empleadores públicos y privados incluirán dentro de las actividades del SG-SST, campañas específicas, tendientes a fomentar la prevención y el control de la farmacodependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, con una política y programa al respecto. 

Los resultados obtenidos en las pruebas deberán ser tratados bajo los principios de confidencialidad de acuerdo a la Ley 1581 de 2012.

IX. Contratación

El empleador podrá contratar la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales con IPS de medicina de seguridad y salud en el trabajo, también podrá contratar la realización de dichas valoraciones directamente con médicos especialistas en Medicina del Trabajo, Salud Ocupacional o SST.

Las evaluaciones médicas ocupacionales podrán realizarse por telemedicina previo cumplimiento la habilitación establecida en la Resolución 3100 de 2019 modificada por la Resolución 544 de 2023.

En todo caso, es responsabilidad del empleador contratar y velar porque las evaluaciones médicas ocupacionales sean realizadas por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional con licencia vigente en Salud Ocupacional, so pena de incurrir en sanciones.

X. Costo

El costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y las pruebas o valoraciones complementarias, estarán a cargo del empleador en su totalidad. En ningún caso pueden ser cobradas ni solicitadas al aspirante o al trabajador.

XI. Trámite 

Si como resultado de cualquiera de las evaluaciones médicas ocupacionales, se sospecha o diagnostica una patología de origen laboral o común, el médico debe remitir al trabajador a los servicios de atención en salud, para iniciar el trámite de determinación de origen y garantizar las prestaciones asistenciales, de acuerdo al artículo 142 del Decreto 019 de 2012.

XII. Evaluación según factor de riesgo

Las evaluaciones médicas ocupacionales se deben realizar acorde a los factores de riesgo a que esté expuesto un trabajador y según las condiciones individuales que presente, utilizando los parámetros denominados índices biológicos de exposición (BEI) de ACGIH. 

En los casos de exposición a agentes cancerígenos se deben incorporar los criterios de IARC.

En casos con exposición a agentes causantes de neumoconiosis se considerarán los criterios OIT.

En caso de exposición a enfermedades causadas por agentes biológicos, se considerarán los criterios CDC.

XIII. Contenido, custodia y reserva

La historia clínica ocupacional hace parte de la historia clínica, por tanto, le es aplicable lo establecido en las disposiciones vigentes en la materia y la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

Las IPS de medicina en SST serán responsables de la custodia, archivo y conservación de las historias clínicas ocupacionales y de las evaluaciones médicas realizadas a los trabajadores.

La historia clínica ocupacional y los documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas son estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo los casos autorizados por la ley

XIV. Se mantiene y no cambia

a. La expedición del concepto médico laboral de aptitud física, mental y de coordinación motriz para conductores, se regirá por los artículos 3.4.4.3 al 3.4.4.6 de la Resolución 20223040045295 de 2022.

b. La expedición del concepto médico laboral de aptitud exigida personal que manipula alimentos, se regirá por la Resolución 2674 de 2013.

c. La expedición del concepto médico laboral de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, se regirá el Decreto 1070 de 2015 del Sector Administrativo de Defensa.

d. La expedición del concepto médico laboral de aptitud para la ejecución de trabajos en baja, media y alta tensión se regirá según la Resolución 5018 de 2019. 

e. La expedición del concepto médico laboral de aptitud para trabajo en espacios confinados se regirá de acuerdo a la Resolución 0491 de 2020.

f. El trabajo en alturas se rige por lo establecido en la Resolución 4272 de 2021.